Система электронного документооборота для современного бизнеса так же незаменима, как и бухгалтерские программы. Типовые функции, которые покрывают СЭД — это канцелярия и документооборот. Однако возможности современных продуктов выходят далеко за эти рамки.

По данным Gartner, сегодня более корректно говорить о системах управления корпоративным контентом, которые становятся основным рабочим инструментом в осуществлении функций управления и контроля на предприятии, а также центральным элементом рабочего пространства.

Какие характеристики учитывать, чтобы автоматизировать широкий круг бизнес-процессов? Продемонстрируем на примере одного из самых популярных в России продуктов, СЭД ТЕЗИС. Критерии оценки можно разделить на две категории: функциональные и технологические. От функциональности и гибкости зависит, какой спектр задач сможет покрыть система СЭД. Технологии, в свою очередь, определяют, насколько легко она впишется в ИТ-экосистему компании и нужно ли будет приобретать дополнительно совместимое с ней ПО.

Функциональные критерии для выбора СЭД

  • Канцелярия, работа с документами и управление задачами — в СЭД ТЕЗИС эти модули доступны сразу после установки.
  • Возможность использования квалифицированной электронной подписи и отправки документов в ЮЗЭДО — продукт интегрирован с системами КриптоПро и Диадок.
  • Онлайн-редактирование документов — в СЭД ТЕЗИС эта функциональность появилась в последней версии.
  • Гибкость и механизмы расширения функциональности для автоматизации финансовых и кадровых процессов, бюджетирования и планирования ресурсов и других уникальных процессов — важно обратить внимание на опыт внедрения и клиентские проекты.

Технологические критерии для выбора СЭД

  • Кроссплатформенность или, иными словами, совместимость с различными операционными системами, серверным ПО и базами данных — СЭД ТЕЗИС изначально создавалась как кроссплатформенный продукт.
  • Веб-клиент и возможность работы из браузера — в рассматриваемой системе это основной способ работы.
  • Наличие мобильного приложения под iOS и Android — у СЭД ТЕЗИС в приложении доступные основные необходимые функции, можно приобрести неограниченное количество подключений.
  • Соответствие потребностям крупный предприятий, то есть результаты нагрузочного тестирования и количество пользователей.

Наконец, последний важный момент — не покупать «кота в мешке», а запрашивать у разработчика возможность оценить интерфейс и возможности системы в демо-версии.